Организация работы бизнеса в условиях локдауна

Дата публикации: 8.12.2021

ИЛИ

Как перенести бизнес из офиса в онлайн: проверяем и повышаем технологичность компании при удаленке

Пандемия коронавируса и последующие локдауны вынудили компании массово переходить на удаленную работу и адаптировать операционные процессы к новому формату. С одной стороны, это заставляет перекраивать всю работу, с другой — дает возможности модернизации и роста. Но как перевести компанию на удаленку безопасно и успешно? Два основных аспекта — технологии и коммуникация. Давайте посмотрим, как вы можете сделать их эффективнее!

Технологическая подготовка к удаленной работе

Удаленная работа — это, в первую очередь, дополнительные технологии. Как подготовить новую рабочую среду для сотрудников?

  1. ПРОАНАЛИЗИРУЙТЕ ТЕХНОЛОГИЧЕСКУЮ ГОТОВНОСТЬ К УДАЛЕНКЕ. Какие технологии вы уже используете? Будет ли их достаточно, если они станут основным рабочим инструментом? Достаточно ли пропускной способности для обработки трафика, места в онлайн-хранилище, инструментов для обработки платежей, звонков, сообщений и так далее?
  2. АДАПТИРУЙТЕ КОММУНИКАЦИЮ С КЛИЕНТАМИ И МЕЖДУ СОТРУДНИКАМИ. Если локальные проекты в офисе можно обсуждать на месте, иногда даже не отрываясь от рабочих процессов, на удаленке понадобятся регулярные онлайн-митинги, брифинги и созвоны. Для этого пригодятся мессенджеры (Slack, Discord), CRM-системы и IP-телефония для внутренней связи между сотрудниками и отделами. Nextel позволяет построить удобную коммуникацию не только между компанией и клиентами, но и между сотрудниками в рамках одной компании. IP-телефония сделает работу быстрее и эффективнее!
  3. ПРОВЕРЬТЕ БЕЗОПАСНОСТЬ УСТРОЙСТВ И СЕРВИСОВ. Если вы не выдаете сотрудникам рабочие ноутбуки, вероятно, они будут подключаться к сервисам с личных устройств. Продумайте процедуру для повышения безопасности работы с данными. Установите двухфакторную идентификацию для всех сервисов и составьте BYOD — политику по использованию персональных компьютеров для работы. Также оцените уровни доступа сотрудников ко всем сервисам. Провайдер IP-телефонии Nextel позволяет создать отдельные учетные записи и назначить каждому сотруднику определенные права, чтобы контролировать доступ к данным и обеспечивать информационную безопасность.


Чек-лист для проверки безопасности программного обеспечения

Личная информация, платежные данные, IP-адреса — все это должно быть надежно защищено, но как? Ответы на эти вопросы дадут вам хорошее представление о текущей ситуации и укажут на области, требующие внимания.

  1. Кто отвечает за безопасность используемого программного обеспечения? Это ваш корпоративный софт, вашего подрядчика, стороннего разработчика? Кто обеспечивает безопасность всех технологий?
  2. Как защищены данные в облачных хранилищах? Если данные хранятся на удаленном сервере, особенно на удаленном сервере сторонней компании, важно убедиться, что они также надежно защищены.
  3. Как реагировать на чрезвычайные ситуации с софтом? Что будет, если какой-то из сервисов станет недоступен? Политика по реагированию на технические сбои должна описывать используемые сервисы, сценарии развития ситуаций и бэкап-планы, чтобы компания была готова оперативно реагировать на ЧП без нарушения рабочих процессов. 
  4. Какие меры кибербезопасности вам доступны? В июне 2021 аналитическое агентство Gartner выпустило руководство по кибербезопасности в компаниях, которое помогает сформировать и внедрить набор политик безопасности для IT-инфраструктуры. 
  5. Какие политики и правила насчет работы в Интернете действуют в компании? Если вы обрабатываете личные данные пользователей сайта, компания должна придерживаться GDPR; если вы обрабатываете платежную информацию, сайт должен соответствовать стандарту безопасности индустрии платежных систем.
  6. У вас есть киберстрахование? Если компания использует страхование от кибер-рисков, важно уточнить, влияет ли на него изменение условий работы, включая работу из дома, использование облачных сервисов вместо локальных программ, подключение личных устройств сотрудников к системам и так далее.


site_little-2

Коммуникация при удаленной работе

Эффективная коммуникация — это половина успеха любого проекта. Но когда у сотрудников нет общего офиса, курилки и возможности в любой момент подойти и задать вопрос, как обеспечить высокий уровень осведомленности и продуктивную работу? Тут помогут инструменты Nextel: с расширением услуг IP-телефонии удаленная работа становится гораздо доступнее.


ТОП-7 функций IP-телефонии Nextel для эффективной работы на локдауне

7 главных инструментов, которые нужны вашей компании, чтобы работать на локдауне эффективно:

  1. МАРШРУТИЗАЦИЯ ЗВОНКОВ. Не важно, где находятся сотрудники. Если у вас подключена облачная АТС и IP-телефония, вызовы будут маршрутизироваться через интернет. За счет этого ваши сотрудники не зависят от традиционных телефонных линий и могут работать отовсюду.
  2. ПЕРЕАДРЕСАЦИЯ ЗВОНКОВ. Если оператор или менеджер по продажам получает звонок, находясь вдали от рабочего телефона, он может принять его со смартфона или софтфона, установленного на компьютере. За счет этого вы можете повысить рейтинг обработанных звонков, особенно на удаленной работе.
  3. ИДЕНТИФИКАТОР ВЫЗЫВАЮЩЕГО АБОНЕНТА. ID присваивается каждому абоненту после первого контакта и позволяет мгновенно вызывать карточку клиента из CRM-системы, интегрированной с IP-телефонией Nextel, когда компания получает звонок с совпадающим ID. Плюс, ID абонента поможет настроить кастомные сценарии перенаправления вызовов внутри компании для улучшения клиентского опыта. 
  4. ЗАПИСЬ ЗВОНКОВ. Автоматическая запись звонков и запись звонков по запросу помогает в обучении сотрудников отдела продаж и поддержки, позволяет сохранить данные на случай, если они понадобятся в будущем, а также дает возможность оценить качество работы менеджеров даже на удаленке.
  5. АВТОСЕКРЕТАРЬ. Эта функция приветствует вызывающих абонентов с помощью интерактивного голосового меню и перенаправляет их на нужный отдел или закрепленного менеджера, где бы он ни находился.
  6. ОЧЕРЕДЬ ВЫЗОВОВ. Автоматическая постановка вызовов в очередь переводит вызывающих абонентов в режим ожидания, когда операторы заняты. При большом потоке звонков эта функция снижает вероятность того, что абоненты положат трубку, за счет чего компания может увеличить количество продаж и прибыль.
  7. АНАЛИТИКА ЗВОНКОВ. Собирайте и анализируйте данные, чтобы оптимизировать рабочие процессы, продажи и маркетинг в компании даже при удаленной работе. Когда в компании пик звонков и нужно подключить больше менеджеров? Откуда приходит большинство клиентов и какая маркетинговая кампания лучше окупается? Аналитика звонков предоставляет объективные отчеты в удобной форме, позволяя отслеживать KPI и контролировать продуктивность команды, особенно при удаленном формате работы.


Удаленный доступ — это гибкость, а гибкость — ключ к первоклассному обслуживанию клиентов. И чем больше у вас ресурсов, тем лучше ваша команда готова к любым вызовам!


ТОП-7 принципов удаленной коммуникации в команде

У вас подключена IP-телефония, есть интеграция с CRM-системой, все необходимые отчеты, мессенджеры для текстовой переписки — но как эффективно работать с этим всем?


Вот 7 советов, как наладить эффективную коммуникация в команде, работающей удаленно:

  1. УСТАНОВИТЕ ПРАВИЛА. Правила помогают всем быть на одной волне и эффективно решать вопросы. К примеру: отвечать на сообщения в чате в течение 20 минут, быть в онлайне с Х до N часов, если решение требует обсуждения — созваниваться через корпоративную связь, после созвонов писать текстовые заметки, важные встречи проводить с видео и так далее.
  2. СОЗДАЙТЕ УДОБНЫЕ КАНАЛЫ КОММУНИКАЦИИ. Это могут быть отдельные чаты для каждого проекта или каждой команды, дополнительные чаты для нерабочих вопросов, организационных (не-проектных) тем — или же удаленный доступ к CRM. Разделите общение так, чтобы оно было максимально прозрачным и доступным, при этом следите, чтобы разные темы не смешивались между собой. 
  3. УСТАНОВИТЕ РЕГУЛЯРНУЮ КОММУНИКАЦИЮ ВНУТРИ КОМАНДЫ. К примеру, ежедневные планерки в 10 утра или подведение итогов в конце рабочего дня. Сформируйте повестку и план для созвонов: какие вопросы нужно обсудить, в каком порядке, кто ведет записи и так далее.
  4. ПОДДЕРЖИВАЙТЕ СВЯЗЬ МЕЖДУ ОТДЕЛАМИ. В одном офисе информация распространяется естественно — на кухне, в курилке, по дороге из офиса в офис. Как будет распространяться информация на удаленке? Спланируйте еженедельную или ежемесячную email-рассылку с новостями или регулярные онлайн-созвоны с объявлением новостей и изменений.
  5. ОТСЛЕЖИВАЙТЕ РЕЗУЛЬТАТЫ. Для отдела продаж это может быть количество обработанных вызовов и объем сделок на каждом этапе пайплайна продаж на ежедневной основе; количество продаж и сумма сделок на еженедельной основе и так далее.
  6. ВНЕДРИТЕ ТАСК-ТРЕКЕРЫ И ОТСЛЕЖИВАЙТЕ СТАТУСЫ ЗАДАЧ. Jira, Asana, Trello — в зависимости от сферы работы, выберите удобный таск-трекер и введите систему ярлыков для задач с разным статусом. Это сэкономит время на лишнем общении, когда, к примеру, тим-лидеру нужно узнать, какие задачи закрыты, а какие в процессе; плюс позволит более удобно отслеживать продуктивность сотрудников.
  7. ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЧЕК-ЛИСТЫ. Локдаун — это не просто «теперь мы решаем вопросы за домашним компьютером», это «теперь мы работаем в нерабочем пространстве». Поэтому кроме того, чтобы дать сотрудникам технологии для звонков и переписки, важно показать им инструменты, как быть продуктивным при удаленной работе. В этом могут помочь чек-листы с основными фокусами внимания — эффективность, режим работы, питание и физическая активность, к примеру. 

IP-телефония Nextel позволит вам оставаться на связи с клиентами и коллегами в единой рабочей телефонной системе — безопасной, доступной, гибкой и удобной. 7 шагов — и ваша коммуникация на высоте!

FacebookTwitterTelegramViberWhatsApp


Поделиться в соц. сетях:

Обратная связь
Обратная связь