Как провести ивент и не облажаться

Что такое ивент
Задачи ивента
Виды ивентов
Организация ивента
Выводы


Каждое мероприятие — и простое, и сложное — требует детального планирования и организации. От определения точного бюджета до продвижения ивента есть ряд штук, которые вы должны предусмотреть и продумать.

Двух одинаковых событий не бывает: все они имеют разные цели, бюджеты и аудиторию. Однако процесс планирования остается типичным. В статье расскажем, как провести ивент. Но начнем с азов: что такое ивент, его задачи и виды. 

Что такое ивент

Event — это любые публичные мероприятие развлекательного и/или рекламного характера. К ивентам относят и выставки, и открытие магазина, и выпускной в школе, и тимбилдинг. 

Как правило, в маркетинге ивенты используют в качестве событийного мероприятия для формирования лояльности потребителей и имиджа. Event-мероприятия нужны, чтобы влиять на мнение аудитории, налаживать деловые контакты, обмениваться опытом. 

Задачи ивента

У каждого мероприятия есть свои задачи. В зависимости от вида, задачи будут отличаться. Например, задача конференций — налаживание контактов, получение лидов, формирование мнения о крутости и экспертизе спикеров или компаний. Задача выставки вакансий — найти сотрудников и заявить о себе. Задача тимбилдинга — поддержание дружественной атмосферы в коллективе, повышение продуктивности и формирование лояльности сотрудников к компании. 


В маркетинге выделяют такие задачи ивентов:

  • привлечение новой аудитории к компании или продукту;
  • формирование положительного отношения к компании или продукту;
  • рассказать о новом продукте;
  • поделиться опытом взаимодействия с продуктом/услугой;
  • внешний и внутрикорпоративный PR;
  • запоминаемость бренда.

Виды ивентов

Ивенты можно разделить на несколько основных групп в зависимости от целей:

  • trade ивенты — создаются для клиентов и партнеров. Это конференции, семинары, вебинары;
  • корпоративные ивенты для сотрудников, проводятся в виде тимбилдингов, день рождения компании и празднования важных дат;
  • специальные ивенты для клиентов (концерты, презентации, фестивали, благотворительные акции, марафоны).

Также можно выделить виды ивентов в зависимости от аудитории, типа взаимодействия с ней, маркетинговых целей, открытости.


Самые частые мероприятия — это:

  • открытия: ивенты в честь запуска или открытия чего-либо (магазин, новый офис, новый saas-продукт);
  • отраслевые выставки: на ивенте можно показать и представить новый и уже существующий продукт;
  • ярмарки: как правило, на ярмарках продают товар, услуги или пытаются привлечь сотрудников;
  • презентации: для тех, кто хочет рассказать про продукт или бренд;
  • пресс-конференции: брифинги, ланчи, круглые столы и т. д.;
  • вебинары: онлайн-мероприятия, чтобы поделиться опытом, рассказать узкую тему, обучить;
  • воркшопы: обучения участников чему-либо;
  • концерты: носят развлекательный характер.
site_little_3

Организация ивента

Чтобы проведение ивенты было успешным, пройдите 10 кругов ада шагов:


1. Определите цели. Прежде чем приступить непосредственно к логистике, вам следует потратить время на определение цели и причины планирования этого мероприятия. Что вы хотите от ивента? Увеличить продажи? Поддержать запуск продукта? Повысить узнаваемость бренда? 


При этом ваши цели должны быть четкими, достижимыми и конкретными:

  • увеличить регистрацию на 10%;
  • увеличить выручку на 25%;
  • получить 10 заявок на собеседование;
  • получить контакты от 50 потенциальных клиентов.

Определив цели, вы можете понять предварительный масштаб мероприятия. Ваш план должен содержать ключевые детали и указывать на то, как вы достигнете поставленных целей:

  • сроки: когда будет мероприятие;
  • аудитория: сколько человек будет на ивенте;
  • место: где будет ивент;
  • тип и формат.

2. Определите бюджет. Сколько вы готовы потратить? И сколько реально нужно? Прикиньте все затраты: на маркетинг и продвижение, привлечение докладчиков, печатные материалы, мерч, аренда места, техническое оснащение.

По мере того, как ваш план укрепится, вам придется пересмотреть бюджет. Не забывайте вести бюджет, который отражает любые изменения или обновления. При ограниченном бюджете корректируйте масштаб мероприятия, меняйте место, приведите спонсоров.


3. Определите команду и ответственных за ивент. Если вы строите команду с нуля, важно заранее распределить роли, чтобы обеспечить подотчетность. Роли могут быть такими:

  • руководитель проекта;
  • ответственный за место проведения. Этот человек является основным контактным лицом для объекта, продавцов, спонсоров, персонала;
  • ответственный за планирование. Работает со спикерами и следит за тем, чтобы расписание было актуальным и доводилось до нужных сторон, координирует встречи на мероприятии;
  • дизайнеры. Создают весь визуальный дизайн для печатных и веб-материалов, таких как расписания, сопроводительные материалы, регистрация и вывески, а также все, что необходимо для мобильного приложения для мероприятий;
  • маркетолог. Он информирует нужных людей о мероприятии, создает предложения и временную стратегию для ускорения регистрации, общения с зарегистрированными лицами, продвижения в социальных сетях и отношений со СМИ;
  • технические организаторы. Отвечают за настройку оборудования и его работу во время ивента и т.д.

4. Выберите место и дату. Начните подыскивать места как можно раньше. Ищите бюджет, тематическую подгонку, расположение, удобства.


5. Разработайте брендинг ивента: от названия и темы мероприятия до дизайна сайта и внешнего вида на месте. Он обычно включает:

  • название;
  • тему;
  • логотип, цвета, типографика;
  • внутренний декор, вывески и другое. 

Все элементы вы должны использовать на всех платформах: сайт, социальные сети, электронная почта, билеты и регистрация, а также приложение для мероприятия. 


6. Спланируйте свою программу. Составьте повестку дня как можно раньше, определите спикеров, продумайте будет ли афтепати, как это будет проходит, в каком формате и т. д. Не обязательно согласовывать расписание до того, как вы начнете продвигать мероприятие. Вы можете внести изменения позже. 


Помимо основной программы мероприятия, продумайте:

  • еду и напитки (если это предусмотрено);
  • дополнительные мероприятия, нетворкинг;
  • развлекательная программа.

7. Подтвердите спонсоров, спикеров, экспертов, участников. Как только спикеры определены, не забывайте поддерживать открытую линию связи. Составьте соглашение со спикером, которое включает в себя необходимую информацию: ожидания презентации, крайние сроки, доступные технологии на месте. Четко сформулируйте свои ожидания заранее, чтобы не было сюрпризов за день до мероприятия.

Составьте список спонсоров, которых вы хотите пригласить. Перед обращением к ним проведите исследование, чтобы понять, какую пользу им принесет участие в вашем мероприятии. Есть ли у них общие клиенты? Бесплатные услуги? Вы также должны убедиться, что каждый потенциальный спонсор приносит пользу вашим участникам. Создавайте индивидуальные предложения, которые подчеркивают эти преимущества.


8. Определите и выберите технические инструменты. Некоторые технологии, возможно, необходимо будет внедрить задолго до мероприятия, в то время как другие можно отложить.


9. Составьте маркетинговый план. Как вы собираетесь привлечь аудиторию на ивент? Есть много разных способов продвижения: от социальных сетей и блогов до онлайн-рекламы и даже рекламных щитов.

При создании маркетингового плана необходимо установить конкретные маркетинговые цели и задачи. Как и в случае общих целей, постановка конкретных маркетинговых целей — это способ убедиться, что все усилия направлены на достижение измеримых результатов.

Ваша тактика — это то, что вы будете использовать для достижения своих целей: онлайн-реклама, видеомаркетинг, социальные сети, электронный маркетинг, связи с общественностью и т. д.


10. Определите KPI.  Как вы оцените успех своего мероприятия? Сколько билетов вы продали и через какие источники? Какова стоимость одного участника? И сколько квалифицированных лидов вы получили? Сколько предварительных заказов вы продали? Когда мероприятие закончится, вы сможете измерить эти несколько показателей.

Выводы

Поработайте над каждым пунктом, чтобы создать надежный, действенный план для ивента. Имея четкий план, легче продумывать маркетинговые активности и привести его в действие.


Чек-лист, чтобы ничего не забыть:

  • Определите цели;
  • Определите бюджет;
  • Определите команду и ответственных за ивент;
  • Выберите место и дату;
  • Разработайте брендинг ивента;
  • Спланируйте свою программу;
  • Подтвердите спонсоров, спикеров, экспертов, участников;
  • Определите и выберите технические инструменты;
  • Составьте маркетинговый и рекламный план;
  • Определите KPI.
FacebookTwitterTelegramViberWhatsApp


Поделиться в соц. сетях:

Обратная связь
Обратная связь