Что такое чек-лист и как его составить

В каждом бизнесе есть повторяющиеся задачи, которые нужно выполнять снова, и снова, и снова, и опять. В суматохе легко пропустить важный этап, даже не подозревая об этом. Чтобы улучшить организацию времени, проще управлять задачами и разгрузить мозг, рекомендуем использовать чек-листы. Они уменьшают количество ошибок, повышают эффективность, продуктивность и обеспечивают выполнение всех этапов задачи. 

В статье расскажем, как составлять и оформлять чек-листы и что важно помнить, чтобы они работали, а не мешали.

Что такое чек-лист

Иногда чек-лист путают со списком дел. Однако они выполняют разные задачи. 

Список дел имеет произвольное описание, он используется, чтобы не забыть что-то. Пример — список ингредиентов для торта.

Чек-лист — это серия шагов, которые разрабатываются для управления повторяющимися задачами и процессами. Пример — шаги, которые нужно сделать для создания идеального торта (взбить белки до пиков, вмешать муку, раскатать тесто). 


Вы можете использовать чек-лист для:

  • задач, которые нужно выполнять в определенном порядке;
  • управления бизнес-процессами; 
  • действий, состоящих из серии шагов, каждый из которых важен;
  • стандартных операционных процедур;
  • анализа и проверки чего-либо и т. д.

Какие есть виды чек-листа

Есть две основные категории чек-листов:

  1. Ежедневный — список всех задач, которые нужно выполнить за один день. 
  2. Ситуационный, в котором задачи относятся к определенному событию или процессу. 


Выделяют также такие типы чек-листов: to do лист, чек-лист задач, устранения проблем, координации действий.


To do лист, «прочитал — сделал». Они просты и удобны в использовании; описывают, что нужно сделать, чтобы выполнить ту или иную задачу. При этом порядок действий не всегда имеет значения. Он может включать долгосрочные цели и задачи, которые необходимо выполнить срочно. 


Например, общение менеджера с клиентами:

  • приветствие, 
  • знакомство,
  • обсуждение цели звонка, 
  • обращение по имени,
  • уточнение заинтересованности в продукте, 
  • раскрытие выгод, 
  • формирование уверенности в том, что продукт подходит,
  • работа с возражениями…

Чек-лист задач, «сделал — отметил». Он носит процедурный характер и должен выполняться в определенном порядке. Делится на несколько этапов: подготовка, настройка или запуск в работу чего-либо, аудит, анализ результатов.


Например, проверка удобства коммуникации в рамках аудита отдела продаж:

  • точка входа по телефону:
    • на сайте один основной телефон
    • на сайте несколько телефонов в разных форматах
    • менеджер отвечает не более, чем за 20 секунд
  • номер кликабельный
  • на сайте есть виджеты мессенджеров
    • перейти в мессенджер можно за 1 клик
    • менеджер отвечает в течение 5 минут
  • на сайте есть Кнопка обратного звонка
    • в форме одно поле для номера
    • в форме указано, когда менеджер свяжется
    • в форме можно выбрать удобное время….

Чек-лист устранения проблем, «сделал — отметил». Если что-то идет не так, важно понять, что именно и как это можно исправить. Этот тип задает направление, имеет соответствующий план действий. Сюда также относят и «профилактические» списки устранения проблем — проактивный подход оправдывает себя! Они направлены на предотвращение проблем.


Например, стандартизация работы РРС-специалиста для экономии времени и проверки рекламы:

  • Ежедневно

дневные колебания данных;
бюджет;
ставки.

  • Еженедельно

отчет по поисковым запросам;
проверка тестов;
проверка расширений;
проверка мест размещения (и поисковых партнеров);
устройства;
биддинг.


Чек-листы для координации. Этот тип подходит, когда несколько человек работают над одной задачей или заданием.

Например, чек-лист seo-проверки статьи:

  • Ключи ВЧ, СЧ, НЧ + хвосты
  • Уникальность не менее 70 %  
  • Плотность ключевых слов из ТОП–10 в SeoWizard или JustMagic
  • Частотность ключей — 3 по Адвего
  • Главред — больше 7
  • Метатеги уникальные для каждой страницы
  • Title 50-80 знаков 
  • Description 150-200, ключи + хвосты 
site_little_3-1

Как составить чек-лист

Первое, что вам нужно выяснить, прежде чем составить чек-лист, — тип списка. Что именно вы хотите сделать? Для чего или кого? Как будет использоваться? Что нужно делать для того или иного процесса? А потом перейти к непосредственному составлению.


Шаг 1. Мозговой штурм. Определите и запишите все задачи, дела, нюансы, методы для решения вашего вопроса. Записывайте все-все!

Шаг 2. Расставьте приоритеты. После мозгового штурма самое время приступить к упорядочиванию задач и расстановке приоритетов или очередности. Так, например, вы можете упорядочить задачи по частоте (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) по типу задачи (планирование встреч) или по тому, как пункт связан с отдельной задачей.

Шаг 3. Оформите все в список.

Шаг 4. Отмечайте каждый элемент по мере его заполнения.

Шаг 5. Продолжайте добавлять элементы по мере их появления.


Разберем на примере. Допустим, вам нужно проверить работу отдела продаж. Вы хотите стандартизировать процедуру, чтобы снизить субъективизм. Как составить чек-лист?


Шаг 1. Мозговой штурм.

  • продумываем, что важно для того, чтобы люди хотели обращаться в компанию? — Удобство коммуникации, выбор способа связи, юзер френдли-юзабилити;
  • что облегчает работу — оптимизация задач и автоматизация рутины;
  • как должны себя вести менеджеры при ответе на звонок — приветствие, работа с возражениями, выявления потребностей, закрытие сделки, описание выгод, описание преимуществ, ответить на все все вопросы пользователя, задавать вопросы пользователю, предлагать альтернативу;
  • как должно быть реализовано общение — по скриптам, процедурам, инструкциям;
  • что должно быть обязательно — соответствие стратегии маркетинга и продаж.

Шаг 2. Определение приоритетов. Мы расставим приоритеты, исходя из пути пользователя на сайте, общения с менеджером, работы менеджера, все остальное. Получается так:

  1. Удобство коммуникации.
  2. Конверсионность сайта.
  3. Работа менеджеров.
  4. Оптимизация рабочих процессов.
  5. Процедуры и инструкции работы.
  6. Стратегия продаж и маркетинга.


Шаг 3. Оформление. Структурируем и детализируем.


1-7


Шаг 4. При аудите отмечайте каждый элемент по мере его заполнения. Можно распечатать, можно в электронном виде


Шаг 5. По мере развития бизнеса и добавления новых задач или важных этапов работы с клиентом добавляйте элементы.


Еще парочка советов:

  1. Каждый пункт должен быть ясным и лаконичным. 
  2. Структурируйте пункты по категориям. Это позволяет вам легко перемещаться между различными разделами и быстро находить элементы, над которыми вы работаете.
  3. Прописывайте простые шаги, которые прямо напоминают пользователю, что нужно выполнить. 
  4. Не описывайте как делать.
  5. Пересматривайте его время от времени. Постоянные улучшения сделают чек-лист более эффективным. 

Как оформить чек-лист

Оформление чек-листа ограничивается вашей фантазией и желанием заморачиваться. Это может быть список в ворде, екселе, заметках, инфографика, интерактивные списки в специальных приложениях. 


Несколько примеров:




Преимущества и недостатки чек-листа

Чек-лист помогает:

  • держаться курса. Он содержит информацию о каждом этапе процесса, тем самым сохраняя порядок. Чек-листы гарантируют, что задачи будут выполнены правильно, благодаря четкому обозначению шагов. Может использоваться как визуальное напоминание, способ расставить приоритеты задач и запланировать все, что необходимо сделать, чтобы не пропустить сроки;
  • поддерживать мотивацию людей. Он мотивирует действовать и завершать задачи;
  • повышать производительность. Он помогает выполнять задачи эффективно и быстро с гораздо меньшим количеством ошибок;
  • облегчить рутину и разгрузить мозг, ведь не надо постоянно держать в голове кучу процессов;
  • делегировать задачи. Он дает больше уверенности при делегировании задач, потому что задачи разбиты на простые пошаговые руководства. Не нужно беспокоиться о том, что что-то будет сделано неправильно или будут допущены ошибки, поскольку процесс был задокументирован.

При этом у чек-листов есть и недостатки: 

  • они могут привлечь рассеять внимание. Удовольствие от отметки каждого пункта может зайти слишком далеко. Вы начнете охоту за «легкими победами» — быстрыми и простыми задачами —  чтобы почувствовать, как быстро все делается. Между тем более длительные и, возможно, более важные дела, которые потребуют времени и усилий, будут откладываться. Так что, держите баланс!
  • создание чек-листа может занять много времени. Не увлекайтесь расстановкой вещей в правильном порядке, разбивкой задач и не скатывайтесь в прокрастинацию;
  • после внедрения типовых чек-листов есть вероятность того, что сотрудники будут слепо двигаться по алгоритму и не будут предлагать новое в процесс работы.

Выводы

Чек-листы дают вам «общую картину» того, что нужно сделать. Составив список и упорядочив задачи, вы можете легко расставить приоритеты и убедиться, что никакие важные задачи не выпадают из поля зрения. И, наконец, регулярно используя чек-листы, вы можете снизить умственную нагрузку, необходимую для запоминания всех микрозадач, которые необходимо выполнять каждый день.

FacebookTwitterTelegramViberWhatsApp


Поделиться в соц. сетях:

Обратная связь
Обратная связь