Вот приходите вы в магазин и говорите: «Дайте хлеб». И вам дают, но не такой, как вы хотели: обычную буханку белого, а не нарезанную половинку из цельнозерновой муки с семечками и кунжутом. Что-то пошло не так, да? Так бывает и в бизнесе.
Обычно, это распространенная проблема, с которой сталкиваются маркетологи, дизайнеры, разработчики, РРС-специалисты, продуктовые компании, т. д. В какой-то момент вы можете задаться вопросом, почему проект не получается так, как вы ожидали. Вероятно, потому что не были определены цели и результаты проекта. Чтобы такого не случалось, неплохо бы составить бриф.
В статье — что это, зачем и кому надо, структура брифа и примеры.
Что такое бриф
Как правило, большинство проектов начинаются с обсуждений бизнеса, целей и планов. Такое себе собеседование. Исполнитель у клиента запрашивает краткую ключевую информацию для реализации проекта. Что такое бриф:
Бриф проекта — это документ, в котором освещаются все идеи проекта. Он содержит основные требования проекта, включая цели, объем и ограничения. Это такая себе дорожная карта, которая помогает разработать правильную стратегию и не сойти с курса.
Для разных проектов требуются разные брифы. Универсального шаблона не будет, однако мы собрали основные идеи по созданию брифа и описали важные моменты, которые будут вам полезны.
Зачем необходимо составлять бриф
Бриф:
способствует эффективному результату проекта: он дает возможность принимать обоснованные решения, грамотно управлять проектом и определять KPI;
экономит время и деньги, поскольку сразу определяет задачи, нужные действия, помогает оценить бюджет, сроки выполнения;
помогает понять адекватность сторон: исполнитель, который не задает вопросов, вызывает вопросы; у клиента, который не согласен на заполнение брифа, будет сложно вытянуть информацию в дальнейшем.
При работе над брифом вы поймете, насколько подходите друг другу, сможете ли решить проблемы клиента и целесообразность желаемых действий в целом.
Для кого необходим бриф
Составление брифа нужно обеим сторонам:
заказчику, чтобы структурировать запрос, сформировать требования, ожидания и желаемые результаты;
подрядчику, чтобы подготовить коммерческое предложение, оценить трудо— и временные затраты, продумать стратегию.
Можно сказать, что с помощью брифа вы оцениваете подход к работе. Клиент говорит, что хочет и дает ключевую информацию, подрядчик — что может сделать при определенных требованиях и ограничениях или предлагает другое решение. Так вы формируете взаимные ожидания.
Что должно быть в брифе
Как и где оформлять документ — дело вашей фантазии, ресурсов и времени. Хотя шаблонов как таковых нет, мы расскажем, что же все-таки писать в брифе.
1. Профиль компании — кто ваш клиент?
название компании клиента;
что за продукт/услуга;
основные характеристики продукта/услуги;
конкуренты компании.
2. Описание проекта — о чем проект?
Опишите, о чем проект. Определите, кто будет отвечать за различные процессы. Узнайте важные детали и требования. Подробная информация поможет понять ожидания в отношении выполнения этих требований.
3. Цели проекта?
измеримость: каковы показатели, чего нужно достичь?
достижимость: есть ли у вас ресурсы и навыки для достижения поставленной цели?
реалистичность: соответствует ли это общим целям?
своевременность: насколько актуальны для реалий?
4. Целевая аудитория: кто пользователь?
Для достижения целей нужно создавать персонализированные проекты и быть знакомыми с целевой аудиторией. Кто клиенты:
демография;
образ жизни;
образ мышления;
предпочтения;
проблемы;
желания…
5. График и бюджет: когда и сколько?
Одна из самых важных частей организации проекта — это определение окончательной даты выполнения и планирование усилий команды по достижению определенных этапов. Вы также должны определить бюджет проекта и допустимые колебания.
Сроки завершения проекта?
Как планируется управление внутренней организацией?
Каков общий бюджет проекта?
Есть ли какие-то аспекты проекта, на которые выделен этот бюджет? Четко обозначьте, как этот бюджет будет потрачен.
6. Объем проекта: что входит (не входит)?
Определение того, что входит в объем проекта, должно включать в себя результаты проекта, функции, задачи, цели, бюджет и сроки выполнения. С другой стороны, вы также должны идентифицировать задачи, задания или процессы, которые выходят за рамки или не имеют отношения к работе над проектом.
7. Показатель успеха: КРІ
Каждый проект должен иметь показатели успеха, чтобы оценить результаты и определить процессы, которые можно улучшить в будущих проектах. Поэтому важно сразу уточнить КРІ, показатели, на которые можно ориентироваться и по которым будет определяться, достигли ли вы целей.
8. Ответственные лица и их контакты.
Сразу обозначьте ответственных лиц, с вашей стороны и со стороны клиента. Чтобы знать, к кому идти в случае чего.
Пример правильного брифа
Вот несколько примеров правильно составленных документов.
Бриф на создание рекламной кампании. Тут запрашивают контакты, данные по целевой аудитории, уточняют конкурентов; спрашивают о целях и задачах, бюджете и инструментах:
Так может выглядеть бриф на разработку логотипа и фирменного стиля:
А вот анкета на разработку лендинга, с вопросами про наполнение страницы, компанию, отзывы и УТП, целевую аудиторию и этапы разработки сайта.
Вот еще один пример. Тут переборщили с официозом, но сам документ отражает все нужное для эффективной работы.
Источник и полный документ
Выводы
Успех проекта, независимо от его размера, во многом зависит от предварительного планирования. Это помогает в выполнении проекта, поскольку оно позволяет понять, что требуется в конкретное время. Поэтому, если вы планируете делать проект, не забудьте о составлении брифа. При этом учитывайте:
не делайте документ на 100500 страниц — его устанут заполнять и есть риск получить неполную информацию;
применяйте открытые вопросы — почему, зачем, какие, как — чтобы ответы были развернутыми и не пришлось вытягивать информацию еще раз;
будьте последовательны: сначала знакомство — основная информация про компанию, потом отношения — главные вопросы, которые касаются конкретного проекта;
при составлении брифа не используйте кучу непонятных терминов. Будьте на стороне клиента, он может их не знать;
спрашивайте только то, что имеет значение в работе;
четко формулируйте вопросы.
