4 способа наладить коммуникацию в компании (без масштабных реформ)

Дата публикации: 22.09.2020


Одна из причин, почему компании работают менее продуктивно, чем могли бы — это слабая коммуникация.

Руководители отделов встречаются на стратегической сессии, фиксируют 100% договоренностей и идут к своим замам → В процессе что-то забывается и до замов доходит 80-90% информации → Замы идут к ключевым спецам, в процессе забывая и неверно интерпретируя еще часть информации, и ключевые спецы получают уже 60-70% данных → К тому времени, как самые младшие сотрудники узнают новости, в них будет от силы 20-30% от изначального объема.

Это базовый пример, но он отображает реальность, как распространяется информация без продуманных путей и инструментов коммуникации.

Если вы не хотите терять профит из-за такой серьезной, но решаемой проблемы, — вам пригодятся 4 способа ниже. Начнем?


#1 Утверждайте задачу после согласования

Пришли на встречу, договорились провести рекламную кампании для продукта Х, используя способ У и задействуя людей А, Б, В? Отлично, не забудьте после встречи резюмировать договоренности и уточнить детали: кто свяжется с людьми А, Б и В; как они поделят задачу по сегментам; кто за что будет отвечать.


а) в процессе такого резюмирования сразу становятся заметны «белые пятна» — процессы и задачи, которые не были учтены сразу.


К примеру, кому будут подчиняться А, Б и В? Или кто-то из них будет руководить остальными двумя? Или они равноправные специалисты в команде? Если равноправные, то как они будут отчитываться перед начальством? Ходить на встречи сразу втроем? Или делить зоны ответственности? А кто тогда ответственен за результат, если все делят подзадачи и никто не отвечает за целый проект?


Эти тонкости сложно учесть сразу. Так что детальный план позволит построить процесс максимально эффективно и упростит понимание задачи специалистами.


б) резюме зафиксирует договоренности и позволит избежать недопонимания между руководителями, которые придумали идею.


Если маркетинговые специалисты договорились про одну рекламную кампании, такой документ с резюмированием гарантирует 100% понимание друг друга и нацеленность на один результат. И никаких претензий к друг другу из-за того, что «идеальная рекламная кампания» для маркетолога Вани и PR-специалиста Люды значит разные вещи.


Как составить резюмирующий документ?

  1. Сформулируйте задачу.
  2. Установите KPI и метрики, которые будут сигнализировать, что задача достигнута.
  3. Поставьте дедлайн.
  4. Назначьте ответственных.
  5. Продумайте и укажите, какие ресурсы нужны ответственным на выполнение: освобождение от ежедневных планеров, 5 специалистов в подчинение, доступ к корпоративному аккаунту в сервисе «Цветочек и Со.», 5 миллионов наличными в металлическом кейсе.
  6. Пропишите пошаговый процесс.
  7. Укажите, кто и в каком формате должен отчитываться о выполнении и/или о завершении задачи. Установите точки промежуточного контроля («Каждую неделю в пятницу присылать на почту план выполненных работ») или сразу финальный формат отчетности («Когда задача полностью сделана, прислать презентацию в таком-то виде на почту, приложить готовый продукт/ссылку/т.д.»).

Составили — отправляйте коллегам. Цель — получить от всех подтверждение, что задача описана верно и ожидания у всех совпадают.


Если так не сделать, есть риск выполнить не ту задачу. Или ту задачу, но не так. Или так, но не с тем результатом. Или не выполнить ничего и оказаться крайним. Всё это можно предотвратить, если согласовать и зафиксировать ожидания на бумаге.

Можно возразить, что подготовка такого документа займет больше времени, чем сама задача. Вероятно, вы правы. Вероятно, иногда согласование документа действительно сложнее, чем выполнение задачи.

Но все это абсолютно неважно, когда в кого-то в команде начинают лететь камни.


Документ с резюме — это страховка. Страховка дорого стоит, половина людей ее в жизни не использует, ее напряжно оформлять — но когда случается беда, все радуются, что она есть.

Согласование задачи — это не менее важная часть работы, чем ее выполнение

#2 Сверяйте словари

В каждой группе людей, в каждой компании есть своя трактовка базовых понятий. Для кого-то «Сделай быстро» — это «брось все и делай прямо сейчас, горим, тонем, спасай!». А для кого-то — «В течение пары дней». ASAP для одних значит «Надо полчаса назад», а для других «После того, как разберешься с ежедневными задачами».


Чтобы правильно друг друга понимать, сверяйте то, как трактуете такие выражения вы и ваши коллеги.

К примеру, у нас в компании принято, что письмо на e-mail — это в любом случае не суперсрочно, потому что все суперсрочное решается по телефону.

Письмо с пометкой ASAP всегда может ждать час и дольше.


«Сделай оперативно» — это «как только справишься с основными задачами; а пока может ждать».

А «дело — первый приоритет» — это «брось все и делай это, действительно горим».


Чтобы «сверка словарей» работала, важно, чтобы никто в коллективе не спекулировал на высокой важности задачи. Если каждый раз давать задачи как суперсрочные, и каждый раз будет оказываться, что они могли ждать, рано или поздно фраза «первый приоритет» перестанет работать. Все как в вечно актуальной притче про мальчика, который кричал «Волки!».


Конечно, согласование словарей не сработает на высоких уровнях коммуникации между департаментами. Но если мы говорим про небольшие коллективы с тесным общением сотрудников — без этого просто никуда.

Чтобы понимать друг друга, говорите на одном языке

#3 Будьте конкретны

В большом коллективе без тесных связей просто договориться про свою терминологию не получится. Там чтобы быть понятым, нужно быть максимально конкретным.

Х  
Сделай быстро Сделай до 15:00 сегодня
Это очень важно Если не сделаем, инвесторы откажутся от компании и мы закроемся
Просто сверстай макет, ну такой, чтобы симпатично Сверстай плитку на главной, как в журнале «Кто студент», а блог поставь на движке «Эгея»

Если договариваетесь с коллегой о вопросе любой важности, используйте SMART-методику. Со временем это войдет в привычку и избавит от недопониманий из-за все той же разной трактовки выражений.


4 способа наладить коммуникацию в компании (без масштабных реформ)

SMART-методику имеет смысл внедрять в компании повсеместно. Для этого можно собрать всех сотрудников на получасовой тренинг по постановке целей; сделать короткую видео презентацию и разослать по почте; распечатать SMART-схему и повесить в офисе. Предложите эти решения начальству или инициируйте их сами в своем отделе: правильная постановка задачи очень упростит ее выполнение и уменьшит трения с коллегами.


Грамотная коммуникация — это часть корпоративной культуры, которую нужно развивать и поощрять. Только тогда она действительно будет присутствовать в коллективе.

SMART-цель: конкретная, измеримая, достижимая, актуальная и со сроком

#4 Обеспечьте всем сотрудникам удобный способ коммуникации

Как в вашей компании сотрудники общаются между собой? Переписываются по почте? Перекидываются сообщениями в мессенджере? Звонят друг другу с личных номеров? Ходят к друг другу в кабинеты?


А как общаются сотрудники в разных филиалах?

А в филиалах в разных странах?


Конечно, Viber, Skype и Телеграм могут решить вопрос. Они доступны на всех устройствах, интуитивно понятны, всегда под рукой — казалось бы, самое оно. Проблема в том, что очень уж велик риск потерять важные нюансы о проекте между обсуждением последнего просмотренного фильма и выбором хорошего бара для пятничных посиделок с друзьями.


Потому что соцсети — это для личного общения. А для работы нужна CRM и IP-телефония.

CRM поможет корпоративными чатами, возможностью назначать задачи и обсуждать их, а также общим календарем. Рабочая переписка всегда будет под рукой, а со списком задач проект никогда не потеряется.


4 способа наладить коммуникацию в компании (без масштабных реформ)

В CRM можно назначать себе и коллегам задачи, устанавливать дедлайн и ответственных — это +50 к организации работы

IP-телефония — это мастхэв для любой компании, в которой работает 10+ человек:

  1. Каждому сотруднику и отделу можно назначить персональную внутреннюю линию. Разговоры по ней будут бесплатны, а менеджеры смогут легко перенаправлять звонки от одного специалиста другому, даже в разные офисы или страны.
  2. В IP-телефонии связь через интернет, так что даже связь между офисом в Европе и Украине бесплатна. Впрочем, даже в пределах одной страны IP-телефония обойдется дешевле, чем обычная мобильная связь.
  3. К внутренней сети можно подключить обычный городской или мобильный номер. Так сотрудники смогут бесплатно связываться друг с другом при помощи обычных мобильных телефонов, даже работая на удаленке без офиса.


Плюс ко всему, CRM с IP-телефонией улучшают коммуникацию с клиентами. А это напрямую сказывается на эффективности работы в целом, продажах, прибыльности и всем-всем-всем..


Что насчет реализации? CRM Битрикс24, к примеру, можно установить полностью бесплатно для компаний из <12 сотрудников. А если в компании 13 и больше сотрудников, цена в месяц будет от 20$. Доступно для бизнеса, согласны? Бюджетную IP-телефонию организовать также реально: в Nextel ежемесячные расходы стартуют от 4$ в месяц.

От 4$ за то, чтобы наладить коммуникацию между 12 людьми и повысить эффективность взаимодействия. Важная инвестиция, не правда ли?

Эффективная коммуникация не только в правилах, но и в технических решениях

Эти 4 способа кажутся незатейливыми и простыми. Казалось, что тут такого: подключить IP-телефонию (что у Nextel вообще любой может сделать, даже без понимания технических тонкостей), начать писать друг другу резюме встреч и быть конкретнее в выражениях? Мелочи. Одна техническая, остальные как-то сильно приторно выглядят, совсем не как реальный бизнес с его тушением пожаров и вечным авралом.


Но в том и суть.

В успешном бизнесе тушить пожары приходится крайне редко — потому что никто не допускает возгорания. И коммуникация — один из способов этого достичь.

FacebookTwitterTelegramViberWhatsApp


Поделиться в соц. сетях:

Обратная связь
Обратная связь