Инструкция по настройке информационного автодозвона

Настройки автообзвона требуют подготовительного этапа на котором нужно создать и загрузить в кабинет аудиозаписи которые будут слышать люди из базы обзвона. Поэтому для начала нужно определить тип автообзвона.


Самый популярный тип автообзвона – информационный.

Используется в тех случаях, когда нужно группе людей донести одну и ту же информацию без необходимости связи с сотрудниками. Как примеры: напомнить забрать заказ с почты или уведомить об отправке заказа в товарке, или напомнить о начале события в инфо-бизнесе и подобные задачи не требующие вмешательства человека со стороны Вашей компании.

И так приступим к подготовке настройки информационного автообзвона.


Первый этап (информационный). Создание файла аудиозаписи с информацией которую нужно донести людям.

Есть несколько вариантов создания записей.


Вариант 1. (бесплатно, низкое качество, возможен WOW-эффект) Самостоятельно записать аудиофайл с помощью, телефона, диктофона или других записывающих устройств. Самый простой способ – это позвонить с личного телефона на номер подключенный к Nextel и произнести тот текст который нужно записать. После чего зайти в историю звонков Nextel, скачать запись этого звонка и загрузить её как аудио файл для автообзвона.

Такой вариант записи хоть и не самого высокого уровня качества но часто воспринимается людьми будто им звонил живой человек, а не робот.


А теперь пошагово.

  • Звоним на один из номеров Вашего проекта. Все номера проекта можно посмотреть в разделе Внешние Линии


Инструкция по настройке информационного автодозвона
  • Заходим в историю звонков Nextel и скачиваем на ПК запись этого звонка.


Инструкция по настройке информационного автодозвона


Отлично, запись создана и скачена на ПК. Теперь осталось загрузить её в библиотеку аудио файлов Nextel.


Второй этап (информационный). Загрузка аудиофайлов в библиотеку Nextel. 

Переходим в раздел IP-телефония – Аудио файлы и загружаем запись в блок автообзвон.


Инструкция по настройке информационного автодозвона

Отлично, запись загружена, первый этап пройден. Вы великолепны как и в прошлых статьях.


Вариант 2. (очень дешево, среднее качество) воспользоваться синтезом речи прямо в кабинете Nextel, ссылка на инструкцию по синтезу речи.


После создания и скачивания аудио файла, загрузите его в библиотеку Nextel (второй этап).


Вариант 3. (Платно, максимальное качество) Заказать создание записи через студию звукозаписи. Опять же, Вы вольны воспользоваться услугами любой студии. Но дабы не столкнуться с “шарашкиной конторой” рекомендуем обращаться в профессиональные студии


После создания и скачивания аудио файла, загрузите его в библиотеку Nextel (второй этап).


Третий этап. Настройка параметров автообзвона.

Переходим в раздел Автообзвон и нажимаем “Добавить”.


Инструкция по настройке информационного автодозвона


Номера

Есть 2 варианта, один для случаев когда нужно загрузить сразу много номеров, другой для регулярной загрузки небольшого количества номеров, которое несложно выделить, скопировать и вставить.


Вариант 1.

  • Загрузить таблицу с номерами;
  • Формат файла для загрузки;
  • Поддерживаемые расширения – .xls или .xlsx ;
  • Количество номеров не более чем с 25000;
  • Названия столбцов phone, name, note;
  • Столбец “phone” (телефон) – единственный обязательный столбец;
  • Номера должны быть в международном формате (+380… или 380… ). Пробелы и нецифровые символы убираются автоматически;
  • Номер телефона для одного обзвона – уникален, то есть повторяющиеся номера, добавлены не будут;
  • Столбец “name” (имя) – максимум 45 символов, если больше – лишние обрезаются;
  • Столбец “note” (примечание) – максимум 200 символов, если больше – лишние обрезаются;
  • Столбцы могут размещаться в любом порядке;
  • Наличие посторонних полей не имеет значения.

Пример на изображении ниже


Untitled-2

Загрузить таблицу можно по клику на серую область с надписью “Файл не выбран.”


2-10

Готово, контакты загружены.


Вариант 2. В случаях когда Вам нужно регулярно загружать небольшое количество контактов, – проще и удобнее просто выделить список номеров и вставить в область списка номеров.


3-9

Готово, контакты загружены.


Приоритет номеров 

Актуально для повторного добавления номеров.

Контакты можно добавлять с приоритетом или без. Если включите настройку “С высоким приоритетом” и после этого загрузите список номеров, то все номера из этого списка будут приоритетные и обзвонены в первом приоритете. Если добавите номера не включая настройку “С высоким приоритетом”, они добавятся в конец списка.

  • Расписание обзвона. По умолчанию выбрана стандартная (как для Киева) рабочая неделя. 


Инструкция по настройке информационного автодозвона

Если нужно обзвонить частных лиц, то лучше подумать когда лучше им доносить информацию. К примеру, уведомления о событиях лучше делать в послеобеденное время (13:00-15:00), а напоминания забрать заказ с Новой Почты лучше отправлять в конце или после рабочего дня. 17:30-18:00 или 18:30-19:00. Полчаса паузы чтобы не тревожить людей пока они в транспорте.

Повторный обзвон

В дозвоне всегда есть не успешные звонки, часть людей не поднимают трубку или по другим причинам звонок не состоится. Все такие звонки можно повторно обзвонить. Можно указать количество повторных звонков, интервал между повторными звонками, повторно обзванивать с приоритетом или без и выбрать статусы звонков отделив тех кому не нужно перезванивать, к примеру тех кто поднял трубку и сбросил звонок (статус – Отвечено (сброс)).


1-14

В случае когда дозвон идет по “холодной базе”, – не рекомендуем указывать большое количество повторных прозвонов и низкий минимальный интервал. Люди, увидев большое количество пропущенных звонков могут расценить это как спам и внести Ваш номер в черный список или предположить что произошло что то очень важное/срочное и перенервничать.


Настройки


2-11
  • Название. Нужно чтобы понимать что за автообзвон и как настроен для тех случаев, когда Вам нужно много разный автообзвон и с понятным название найти нужный проще и быстрее чем проверять как настроен каждый автообзвон.
  • Аудиофайл. Выбираете тот аудиофайл, который должны услышать люди.
  • Входящий сценарий. В случае когда не нужно направлять звонки на сотрудников Входящий сценарий НЕ нужно выбирать.
  • Задержка. Не актуальна в информационном автодозвоне.
  • Исходящий сценарий. Выберите тот исходящий сценарий в котором выбран тот номер с которого должен совершаться обзвон.
  • Настройки синтеза речи. Эта настройка нужна для выбора профиля настроек синтеза речи, который будет использоваться при синтезе аудио. Добавить звонки с указанием текста для озвучивания можно из xls/xlsx файла или через API. Детальнее о синтезе речи по ссылке.
  • При ошибке аудио. Эта настройка позволяет выбрать что делать если произошла ошибка из-за которой нельзя воспроизвести синтезированную аудиозапись. Если во время совершения звонка возникла ошибка поиска аудиофайла или ошибка синтеза аудио для звонка, то либо будет использоваться общее аудио обзвона (то которое выбрано в настройке “Аудио вместо гудков”), либо звонок будет завершен со статусом “Ошибка аудио”. Добавить звонки с указанием аудиозаписей или текста для озвучивания можно из xls/xlsx файла или через API.
  • Префикс для SIP. Не актуально, звонки сотрудникам не направляются.
  • Отправлять в CRM. В случае успешного дозвона в карточку контакта вашей CRM-систему будут попадать звонки. Если карточка не будет найдена, то будет создана и в неё будет добавлен звонок.
  • Показывать дополнительную информацию в SIP клиенте. Не актуально, звонки сотрудникам не направляются.
  • Потоков. Выбирайте на несколько меньше чем количество каналов телефонного номера. Для тех людей кто будет перезванивать по пропущенному нужен свободный канал номера чтобы они дозвонились и попали к сотрудникам или услышали ту же запись что и в автообзвоне. Если канала не будет, при перезвоне будет сброс звонка и они ничего не услышат и этот звонок не появиться в Истории звонков.
  • Интервал звонков. Не актуально, звонки сотрудникам не направляются.
  • Интервал звонков только для отвеченных. Пауза между звонками будет срабатывать только после звонков, на которые ответил оператор.

После заполнения всех настроек, сохраните автообзвон.

Ура, автообзвон настроен и готов звонить, Вы превосходны. 


3-10


Автообзвон начнется автоматически в течении нескольких минут или ближайший момент времени согласно расписанию.

FacebookTwitterTelegramViberWhatsApp


Поделиться в соц. сетях:

Обратная связь